検索
  • exceleaveit

自社オリジナルの書類雛形は【テンプレート】保存・編集で作成驚速化!

取引の度に作る必要がある請求書や見積書、領収書や納品書の管理をどうしてますか?

金銭がからむ取引書類ばかりでなく、社内を見渡せば、商品管理台帳や社内稟議書表紙、スタッフのシフト管理表など、Excelで作られた自社独自フォーマットの書類がたくさんあります。

これらの書類は、毎回ゼロから作り直したり、コピーアンドペースト/上書きで入力ミスのリスクを冒すよりは、ぜひ雛形を【テンプレート】として保存しておきましょう。


たとえば、このような請求書を、取引の度に打ち変えて発行する必要があるのならば、計算式や自社名だけを残した書式雛形として、テンプレート保存しておきます。
















書式雛形を別のブック(新規ブック)にコピーし、テンプレートとして残しておきたい情報以外は全て削除します。
















雛形が完成したら、[ファイル]タブ→[名前を付けて保存]をクリック。[ファイル形式]をExcel テンプレート(.xltx)として、好きな名前をつけて保存します。

(例では”invoices”とします。)


データの保存場所が自動で[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレート]に変わりますので、そのまま[保存]をクリックします。



これで自社オリジナルのテンプレートを、使用中のパソコンに保存できました。次回以降は、Excel起動後のテンプレート一覧から呼び出して、すぐに入力作業に入ることができます。


ただし、テンプレートの一覧から開いた編集画面には、必ず”ファイル名1”と名前がつき、上書き保存できません。入力を済ませた書類は、別名でブック保存しましょう。



とはいえ、テンプレートそのものに誤字があったり、情報が更新され、修正が必要になる場合も多々あります。


その場合にも、テンプレートそのものを一から作成、登録しなおす必要はありません。


テンプレートのデータは、先ほど[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレート]という場所に保存されました。


Excelを起動したら、

[開く]→[参照]→[ファイルを開く]ダイヤログボックスで、直接→[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレート]に保存されているinvoices.xltxをクリックして呼び出してください。














この.xltxファイルを打ち変えることで、次回以降に呼び出すテンプレートは、すべて新情報に置き換わります。



(1) 自社オリジナルの書類雛形は、[ドキュメント]→[Officeのカスタムテンプレ

    ート]内にどんどんテンプレート化。

(2) テンプレートそのものの情報をアップデートしたい時には、”ファイル名.xltx”

    ファイルを直接操作。


この2つのポイントを意識しておけば、事務作業の定型化は格段に進みますよ。使用頻度の高い書類から、ぜひ試してみてください。



ExceLeaveITでは書類作成の自動化等、業務効率化ツールの開発実績が多数ございます。

「どうすれば効率化できるか」といったスタート地点からご相談いただいても結構です。

企業様はもちろん、個人の方も歓迎です。

是非一度、お問い合わせください!

4回の閲覧0件のコメント

ExceLeaveIT